Виртуальные офисы в последнее время стали настолько распространены в организациях, работающих с клиентами, что трудно представить себе современный звонок в компанию без приветствующего вас автоответчика, приятной музыки во время ожидания и т. п. Так что же такое виртуальный офис во всей его полноте? Как он может быть полезен вам?

Что такое виртуальный офис
Для чего нужен виртуальный офис
Плюсы виртуального офиса и его преимущества
Минусы виртуального офиса
Как подключить виртуальный офис

Что такое виртуальный офис

Виртуальным офисом можно назвать совокупность интернет-услуг и компьютерных возможностей, которые помогают сотрудникам компании быстро, эффективно и комфортно работать вместе, предоставляя при этом прекрасную продукцию. Его компонентами являются:

почтовый адрес для корреспонденции;
многоканальный телефон с несколькими линиями коммуникации;
цифровая АТС, переводящая вызовы на мобильные номера и Skype;
колл-центр с подготовленными для грамотной консультации сотрудниками.

В жизни это выглядит примерно так: в офисе у каждого сотрудника стоит телефон и компьютер, сканер и ксерокс, всё другое оборудование находится у провайдера. Могут быть удалённые сотрудники и офисы с телефоном или компьютером. Нет никаких учётных книг на полках или бесконечных журналов записей: вся информация в компьютере.

Виртуальный офис – что это?

Основные отличия от старых оффлайн-офисов и особенности виртуальной работы таковы:

наличие многоканального номера с широким спектром дополнительных услуг. Данная телефония не зависит от двужильного провода, имеет высокую скорость, надёжность и конфиденциальность. Она дешевле, чем старые варианты, особенно при международных вызовах. Такую линию практически невозможно перегрузить;
для персонала — отсутствие необходимости находиться в одном помещении, чтобы работать в координации с другими сотрудниками. Сюда можно отнести связь между офисами компании и фрилансерами и т. п., а также возможность с помощью компьютерных программ собирать и обрабатывать информацию.

При всём богатстве возможностей установить и настроить виртуальный офис очень просто: требуется интернет-связь, компьютеры и некоторая дополнительная техника.

Для чего нужен виртуальный офис

Бизнес и общественная деятельность в 21 веке не таковы, как 20-30 лет назад. Произошедший с появлением компьютеров и интернета технологический скачок резко изменил продажи, предоставление услуг, общение между людьми.

Поэтому компания, не использующая в своей работе виртуальный офис, будет не замечена и выкинута с рынка фирмами, использующими блага цивилизации.

Вот что позволяет сделать виртуальный офис:

будущий клиент может позвонить в магазин или компанию бесплатно. Это ни к чему его не обязывает, позволяет покупателю не спеша расспросить продавца о товаре, а продавцу — применить все свои инструменты продаж. На данный момент есть несколько вариантов такого звонка: с помощью номера 8-800, его аналога 8-804, прямые городские номера и т. д.;
человек, который позвонил в компанию, не услышит гудков «занято»: система либо подключит его к свободному менеджеру, либо преждожит сделать то, что нужно, просто нажимая кнопки своего телефона, либо, в крайнем случае, поставит в очередь;
сотрудники офисов обычно могут общаться друг с другом бесплатно внутри сети;
информация, которую сотрудник только что вбил в систему, сразу становится доступной всем допущенным членам сети;
доступно множество других сервисов: видеоконференции, переадресации, голосовые аудио- и видеовызовы, сайтфон (заказ звонка на сайте) и т. п.;
возможность коллективно работать (быть на связи и иметь все данные) не только в офисе, но и в любом месте: дома, в автомобиле, на пляже в тёплых странах. Телефон офиса не привязан к конкретному местоположению.

Иными словами, виртуальный офис является на данный момент лучшим способом найти, привлечь и обслужить клиента так быстро и качественно, что обе стороны стороны останутся довольны.

Плюсы виртуального офиса и его преимущества

Помимо увеличенных возможностей для бизнеса комплекс услуг виртуального офиса имеет и другие плюсы:

руководитель может прослушивать и записывать разговоры менеджеров, контролируя тем самым качество их работы;
низкая по сравнению с проводными тарифами стоимость звонков;
повышение продуктивности и доходности бизнеса за счёт ускорения коммуникаций и увеличения контактов с клиентами;
возможность совмещать работу и семью или отдых;
экономия офисного пространства: сотрудники и оборудование не обязательно находится в одном месте. Фактически, реального офиса может вовсе не быть как такового;
возможность набирать персонал не исходя из территориальной близости места жительства к офису, а по личным и профессиональным данным;
повышение имиджа компании. Если фирма работает на мобильном номере, у клиента часто складывается впечатение, что он имеет дело с частником-однодневкой. Если же у вас городской номер или код типа 8-800, один на все регионы, — человек чувствует солидность и надёжность предприятия;
отсутствие проблем с ЖКХ, нужды в переезде и другие приятные моменты.

Минусы виртуального офиса

У технического прогресса и есть и минусы. Кто-то посчитает, что ими можно и пренебречь, а кто-то задумается, стоит ли переходить на онлайн-ресурсы. Вот эти моменты:

к сожалению, технические неисправности (отсутствие электричества или интернета) помешают работать всему оборудованию офмса. Решение для этого, однако, существует: источники бесперебойного питания и смена интернет-провайдера на более надёжного;
некоторое одиночество и отсутствие дружеских отношений из-за того, что люди могут просто не находиться рядом. Однако важно понимать, что не обязательно разъединять сотрудников при работе с помощью виртуального офиса: этот пакет услуг будет очень полезен и персоналу, работающему в одном помещении.

Другие отрицательные моменты могут существовать, но они будут просто вытекать из этих двух факторов: технического и межличностного.

Как подключить виртуальный офис

Данная процедура очень проста и в деталях описывается на этой странице. Однако, если вкратце, то вот она:

сначала нужно выбрать тариф на данную услугу;
затем с нами заключается договор на организацию виртуального офиса и его обслуживание;
в итоге вы выбираете номера телефонов, на которые будет происходить переадресация входящих звонков. Это всё.

Мы можем сделать вам виртуальный офис в разных городах России: мы имеем офисы во многих из них.

Будем рады проконсультировать вас по всем нюансам работы виртуального офиса. Звоните!